「年末の挨拶って必要なものなの？」
「年末の挨拶をメールですることはできる？」
「メールで年末の挨拶ってどういう挨拶文を書けばいいの？」
上記のように、年末の挨拶について分からないことがある方も多いのではないでしょうか。
本記事では、年末の挨拶メールはどのようなものか、メールを送るとしたら注意しなければならない点などについて紹介します。この記事を読むことで、年末に挨拶メールを送ることの意義を理解でき、相手に気持ちが伝わる挨拶メールが送れるようになるでしょう。
また挨拶文の文例も紹介しているため、実際に挨拶メールを送る際の参考になります。
年末に送るメールの挨拶文について、どのような文章を書けばいいか分からない方はぜひ、こちらの記事をチェックしてみてください。
年末の挨拶メールは1年の感謝を伝えるもの
年末の挨拶メールは、今年お世話になった人への感謝や今後も相手と良好な関係を保ちたいと考えていることを伝えるためのものです。
元々年末の挨拶は対面で行ってきました。しかし現代はインターネットが発達したことにより、年末の挨拶をメールで行う人が増えています。
年末の挨拶メールを送る際に注意すべきこと
年末の挨拶メールは簡単に送ることが可能ですが、相手に失礼にならないよういくつか注意して作成する必要があります。
ここでは、年末の挨拶メールを送るときに気を付けなければならないポイントについてまとめています。
相手に配慮した年末の挨拶メールを送れるように、以下の内容を把握しておきましょう。
最終営業日から逆算して余裕をもって送る
年末の挨拶メールは、相手企業の最終営業日の1週間～3日前までに送るようにしましょう。
最終営業日直前に送ってしまうと、担当者がすでにお休みに入っている可能性があります。また年末の休業期間に入る前は忙しいため、挨拶メールを送っても確認してもらえない可能性があるでしょう。
まずは相手企業の最終営業日がいつになるのか、確認しておくことが大切です。
一斉送信は使用しない
年末の挨拶メールはCcやBccを使わず、個別に送るようにしましょう。
一斉送信してしまうと、誤送信するリスクやプロバイダから迷惑メールと判断されてしまう可能性があります。
またメールの内容がすべて同じになってしまうため、事務的な印象も強くなってしまいます。
年末の挨拶メールは個別に、それぞれ個人的なエピソードを添えて送りましょう。個人的なエピソードがあることで事務的な印象ではなく、丁寧な挨拶文になります。
年末の挨拶と分かりやすい件名にする
年末の時期はメールでのやり取りが増えているため、送ったメールがどのような内容なのか、相手が一目見て分かるような件名にしましょう。
たとえば、「年末のご挨拶｜〇〇（企業名）△△（自分の氏名）」や「年末年始の営業日のお知らせ〇〇（企業名）」といったような件名にします。
件名に自社企業の名前や、自分の氏名を入れることも重要です。これらを件名に含めることで多くのメールが届いていても、誰が年末の挨拶を送ってきたのかが分かりやすくなるでしょう。
仕事納めと仕事始めを記載する
年末の挨拶メールには、自社の年末年始の休業期間がいつからいつまであるのか、を記しておきましょう。
営業日内に納会や大掃除などをする場合、外部と連絡が取るのが難しくなるため、その時間を省いた営業時間を記載してください。
一般的には、12月28日を仕事納めとしている企業が多いでしょう。しかし、例外もあるため、自社の休業期間を知らせておくと安心です。自社の休業期間を伝えておくことで、お客様や取引先は余裕をもって、サービスを受けられるでしょう。
語句の使い方や誤字脱字に注意する
年末の挨拶メールで相手に悪い印象を与えないように、丁寧な敬語や正しい語句での挨拶文を送るようにしましょう。
間違った語句の使い方や誤字脱字をしてしまうと、相手に対して失礼となる場合があります。
また、ビジネス面では信頼関係を損なう可能性もあります。
上記のようなことがないよう作成した挨拶文を読み直して、おかしなところはないかチェックしておきましょう。
基本的な挨拶文の構成
社外への挨拶文では、挨拶とお礼、年末年始の休業期間をお知らせし、来年への抱負を伝えるという4つの構成で記しましょう。
社内の人に対しても挨拶や名乗り、お礼や感謝を伝えることは必要です。しかし、年末年始の休業期間をお知らせする必要はありません。相手とのエピソードについて記し、来年に向けた挨拶をするようにしましょう。
社外宛か社内宛かでは構成に少し違う部分があるため、注意してください。
ビジネスシーンにふさわしい挨拶メールの文例
ここからは、年末の挨拶メールの文例について紹介します。
年末の挨拶メールは、送る相手に合わせた挨拶文で送ることが大切です。相手が目上の方なのか、自分との関係はどういったものかを考え、ふさわしい挨拶メールを送りましょう。
挨拶文が思いつかない場合は、こちらの文例を参考にしてみてください。
取引先に送る挨拶メールの文例
取引先向けの年末の挨拶メール例を紹介します。
「いつもお世話になっております。株式会社〇〇の△△です。今年も残すところ僅かとなり、年末のご挨拶をさせていただく季節となりました。〇〇様には、今年も大変なお力添えをいただき、心より感謝しております。
当社の年始営業開始日は、〇月△日です。メールにて大変恐縮ですが、年末のご挨拶とさせていただきます。来年も変わらぬご愛顧のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。」
最初に、挨拶と感謝を述べてから、自社の年末年始の休業期間について記載しましょう。感謝を伝える際は具体的なエピソードを書くことによって、こちらが感謝していることが伝わるでしょう。
上司に送る挨拶メールの文例
上司（課長）宛を例にした挨拶メールを紹介します。
「〇〇課長。お疲れさまです。△△です。今年も残すところ、あと僅かとなりました。〇〇課長には、本年のプロジェクトで大変お世話になり、心よりお礼申し上げます。来年もまた、ご迷惑をおかけすることもあるかもしれませんが、精一杯努力する所存です。
引き続きご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。恐縮ですが、こちらのメールにて年末のご挨拶とさせていただきます。それでは、よいお年をお過ごしください。」
相手の氏名と役職を書いて名乗り、今年お世話になった具体的なエピソードを書くようにしましょう。
年末の挨拶を送る段階で、上司がすでに休みに入っていることもあります。そのような場合は、「お休み中に失礼します」の言葉を入れておきましょう。
同僚に送る挨拶メールの文例
社内の同僚に対して、送る場合の文例を紹介します。
「〇〇さん、今年も大変お世話になりました。プロジェクトでは、〇〇さんのおかげで、お客様から満足いただける結果となりました。この場を借りて、感謝申し上げます。
これからもご迷惑をおかけすることがあるかと思いますが、ぜひフォローしていただけますと、幸いです。来年もより一層努力していくつもりです。引き続きご指導、ご鞭撻くださいますよう、よろしくお願いもうしあげます。
お忙しい時期とは存じますが、どうぞお体を大切に、よいお年をお過ごしください。」
同僚への挨拶メールでは、お世話になった具体的なエピソードを入れるといいでしょう。
また普段かしこまった言葉を使わない間柄だと、メールの内容に違和感が出てしまう可能性があるので、気を付けましょう。
相手のことを想った文章にしよう
年末の挨拶は、メールで送ることが一般的になってきました。メールを送る際には適切なタイミングで送り、内容があまり事務的にならないよう配慮する必要があります。構成やマナーに間違いがないか、全体をチェックしてから送ることも大切です。
年末の挨拶メールは個別に作成し、相手の名前やエピソード、相手への気遣いを記して、温かみのあるものにしましょう。
年末の挨拶メールで、どのような挨拶文を送ればいいか分からない場合は、こちらの記事で紹介した文例を参考にしてみてください。